Soumissions en construction : préparer une estimation plus vite avec l’IA

Demandez à un estimateur ce qui lui prend le plus de temps et il parlera rarement de la règle de trois. Il parlera de l’appel d’offres arrivé en douze fichiers, du plan de structure qu’il faut relire pour compter les pièces, du prix de l’acier à revérifier auprès du fournisseur, du dossier semblable de l’an dernier qu’il faudrait retrouver quelque part sur le réseau, puis de la mise en page de la soumission elle-même.

Ce travail de fond n’exige pas moins de compétence que le chiffrage, mais il en exige une autre : de la patience et de la mémoire. C’est précisément là qu’un agent IA rend service. Il ne remplace pas le jugement de l’estimateur. Il lui épargne la fouille.

Le coût de cette fouille ne se voit pas dans les états financiers. Il se voit dans les appels d’offres auxquels on renonce faute de temps, et dans les soumissions envoyées puis oubliées. Chez Les Industries Romy, l’étude de cas relève que 16 soumissions dormaient depuis plus de 90 jours, certaines depuis 900, au moment de l’analyse.

Un agent de soumissions n’est pas un logiciel d’estimation de plus. C’est un assistant qui travaille dans vos outils existants (courriel, dossiers partagés, ERP, liste de prix) et qui enchaîne les tâches qu’un adjoint ferait s’il avait tout son temps.

Toute la valeur d’un estimateur tient dans ce qu’aucun document ne dit : ce client paie-t-il à temps, ce chantier sera-t-il difficile d’accès, l’atelier a-t-il de la place en mars? L’agent n’a pas cette connaissance et ne doit pas faire semblant de l’avoir.

C’est pourquoi nous fixons la limite noir sur blanc dans chaque projet : un prix, un délai ou un engagement envers un client est toujours approuvé par une personne. Chez Romy, la règle est inscrite dans le système lui-même : un courriel au client est déposé en brouillon et un prix attend son approbation. Cette limite n’est pas une faiblesse de l’outil. C’est ce qui permet de lui confier le reste sans le surveiller à chaque minute.

Le même principe s’applique aux erreurs. Un modèle de langage peut mal lire une cote ou confondre deux révisions de plan. La révision humaine n’est pas une formalité : c’est la dernière ligne de défense, et l’agent doit rendre son travail facile à vérifier en citant la source de chaque quantité.

Les Industries Romy fabriquent et installent des structures d’acier à Granby pour les milieux industriel, institutionnel et de la construction. Lorsque les droits de douane américains ont fait chuter les demandes de ses clients réguliers, l’entreprise devait prospecter davantage. Or ses trois chargés de projets passaient une bonne partie de leur semaine dans la paperasse.

Le système mis en place comprend huit agents spécialisés, dont un agent de soumissions et un agent de dessins qui prépare les dessins d’atelier en DXF pour révision par le dessinateur. Tout tourne sur le serveur de l’entreprise : les plans, les prix et les dossiers clients ne quittent pas l’atelier.

Le résultat, dans les mots du propriétaire : « on envoie environ deux à trois fois plus de soumissions ». Nous rapportons ce chiffre tel qu’il figure dans son témoignage. Il s’agit de son constat, pas d’une mesure indépendante, et nous n’en tirons aucune moyenne applicable à d’autres entreprises. Le détail des heures libérées est présenté dans notre article sur les heures que l’IA libère dans une PME.

Une banque de soumissions, c’est l’historique complet de vos prix, de vos marges et de vos clients. Peu de données d’une entreprise de construction sont plus sensibles sur le plan commercial. Les verser dans un outil grand public dont on ne connaît ni l’hébergeur ni la politique de conservation est un pari que peu de dirigeants feraient s’ils y pensaient deux minutes.

Une IA souveraine règle la question par l’architecture : le modèle tourne sur votre serveur ou chez un hébergeur de votre région dont vous connaissez la juridiction. Les renseignements personnels de vos clients restent encadrés par la Loi 25, et vos prix restent les vôtres. Notre article sur le CLOUD Act explique pourquoi l’adresse du centre de données ne suffit pas.

Trois conditions font la différence entre un agent utile et un gadget. D’abord, des prix à jour quelque part : une liste, un ERP, même un chiffrier bien tenu. Ensuite, des soumissions passées retrouvables, idéalement avec leur issue (gagnée, perdue, sans réponse). Enfin, un gabarit de soumission stable que l’agent pourra remplir.

Si ces trois éléments existent, un premier agent de soumissions peut être en service en quelques semaines, sur un type de projet précis, avant d’être élargi. Si ce n’est pas le cas, le premier chantier est de les mettre en ordre, et notre autodiagnostic des données aide à mesurer l’écart.

Pour voir à quoi ressemble ce travail chez les fabricants et entrepreneurs, consultez notre page manufacturiers et construction, ou écrivez-nous pour parler de vos soumissions.