Vos renseignements personnels, traités comme nous traitons les nôtres

01.Qui nous sommes et comment nous joindre

Cogio inc. (« Cogio ») est un cabinet-conseil québécois en intelligence artificielle souveraine, établi au Québec, Canada. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), modifiée par la Loi 25, et à la LPRPDE fédérale.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Cogio peut être jointe à l’adresse support@cogio.ai. Toute question, demande d’accès, de rectification ou de retrait de consentement peut lui être adressée. Si une réponse ne vous satisfait pas, vous conservez le droit de vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec; nous vous invitons toutefois à nous écrire d’abord, la plupart des questions se règlent en un échange.

02.Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons le strict nécessaire, et seulement ce que vous choisissez de nous transmettre. Ce site ne dépose aucun témoin (cookie) publicitaire et n’utilise aucun outil de suivi de tiers.

• Identité et coordonnées : votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre entreprise et le contenu de votre message lorsque vous communiquez avec nous.
• Échanges liés à un mandat : les documents et renseignements que vous nous confiez dans le cadre d’une prestation de services. Ils sont couverts par l’entente de services et traités comme confidentiels.
• Questions posées à l’assistant IA du site : le texte de la question, sans identification obligatoire (voir la section consacrée à l’assistant).

03.Comment nous les recueillons

Directement auprès de vous, et d’aucune autre source. Le formulaire de contact nous transmet les renseignements que vous y inscrivez (nom, entreprise, courriel, message), acheminés par notre prestataire de messagerie, lié par des engagements de confidentialité. L’assistant IA reçoit uniquement le texte que vous saisissez dans la zone de question. Nous n’achetons pas de listes et ne croisons pas vos renseignements avec des banques de données externes.

04.Pourquoi nous les utilisons

Chaque utilisation se rattache à une fin sérieuse et légitime, déterminée avant la collecte, comme l’exige la Loi 25.

• Répondre à votre demande et assurer le suivi de la relation d’affaires (consentement).
• Préparer, exécuter et documenter un mandat de services (exécution du contrat).
• Respecter nos obligations légales, fiscales et professionnelles (obligation légale).
• Améliorer la pertinence des réponses de l’assistant du site, sans jamais chercher à vous identifier (intérêt légitime).

05.L’assistant IA de ce site

L’assistant qui répond à vos questions sur ce site fonctionne sur une infrastructure que nous contrôlons, hébergée au Canada. Vos questions ne sont pas transmises à des fournisseurs d’intelligence artificielle tiers et ne servent jamais à entraîner un modèle, le nôtre comme celui d’autrui.

Vous n’avez pas à vous identifier pour l’utiliser, et nous vous demandons de ne pas y saisir de renseignements personnels (les vôtres comme ceux d’autrui) ni d’information confidentielle. Les questions sont conservées de façon temporaire à des fins de qualité du service, puis supprimées.

06.Communication à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels, à personne, jamais. Ils ne sont communiqués que dans trois cas limités : à des prestataires techniques qui nous fournissent des services essentiels (hébergement, messagerie), liés par des engagements de confidentialité; lorsque la loi l’exige; ou avec votre consentement explicite.

07.Hébergement et transferts hors Québec

Fidèles à nos principes de souveraineté, nous privilégions des infrastructures situées au Canada pour nos propres systèmes. Lorsqu’un traitement de renseignements personnels doit avoir lieu à l’extérieur du Québec, il fait d’abord l’objet de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue à l’article 17 de la loi, et nous nous assurons que les renseignements y bénéficient d’une protection adéquate.

08.Sécurité

Les renseignements sont protégés par des mesures proportionnées à leur sensibilité : chiffrement des communications, accès restreint aux seules personnes qui en ont besoin, journalisation et authentification forte. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous consignons l’incident à notre registre, comme l’exige la Loi 25.

09.Combien de temps nous les conservons

Une fois les fins accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. En pratique, nous appliquons les durées suivantes.

• Correspondance sans suite d’affaires : détruite au plus tard 24 mois après le dernier échange.
• Dossiers de mandat : conservés selon l’entente de services et nos obligations professionnelles et fiscales (les pièces comptables sont conservées 7 ans).
• Questions posées à l’assistant du site : conservées temporairement à des fins de qualité, puis supprimées.

10.Vos droits

Vous pouvez en tout temps demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en demander la rectification ou la destruction, et retirer votre consentement, dans les limites prévues par la loi. Depuis le 22 septembre 2024, vous pouvez également demander la communication des renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité).

Il suffit d’écrire à support@cogio.ai. Nous répondons dans les 30 jours, sans frais.

11.Témoins (cookies)

Ce site n’utilise aucun témoin publicitaire, aucun pixel de suivi et aucun outil d’analyse de tiers. Seuls des témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés, le cas échéant, et ils ne servent jamais à vous suivre d’un site à l’autre.

12.Renseignements des mineurs

Nos services s’adressent aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale, conformément à la Loi 25.

13.Modifications de cette politique

Lorsque nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date affichée en haut de page. Un changement important est signalé en évidence sur le site. Les versions antérieures peuvent être obtenues sur demande à support@cogio.ai.

14.Plainte et recours

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, pour les matières fédérales, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca). Nous vous invitons à nous écrire d’abord à support@cogio.ai : nous préférons corriger un problème que le défendre.