Fabrication métalliquePME manufacturière, Granby
Les Industries Romy
Fabricant et installateur de structures d’acier pour l’industrie lourde, le secteur industriel et la construction
Ça fait dix ans que j’opère Les Industries Romy, une usine de structures d’acier à Granby. On sert les milieux industriel, institutionnel et de la construction. Cette diversification nous a gardés occupés année après année, ce qui a beaucoup compté dans notre succès.
Puis les tarifs américains sont arrivés et ils ont freiné notre croissance. Le prix de la matière première a monté et les demandes de nos clients réguliers ont chuté. Pour rester dans la course et trouver de nouveaux clients, il fallait du temps de prospection. Or nos trois chargés de projets y passaient en moyenne 8 % de leur temps. Le reste se perdait dans de la paperasse sans valeur ajoutée. Plusieurs de ces tâches pouvaient disparaître ou être confiées à l’IA, en tout ou en partie.
Pour garder mon entreprise en vie et continuer à la faire grandir, j’ai décidé de mettre l’IA au travail et d’automatiser nos processus administratifs.
Le contexte
Le chiffrage, le suivi de projet et la comptabilité reposaient sur quelques personnes clés et l’information dormait dans les courriels et les dossiers réseau. L’entreprise voulait une équipe d’agents qui travaille dans ses données, ses outils de travail et surtout sur son serveur.
Les défis
- Des factures fournisseurs saisies à la main
- Des coûts de main-d’œuvre et de matériel non comptabilisés par projet : impossible de connaître les dépenses totales d’un dossier
- Des relances oubliées : 16 soumissions dormaient depuis plus de 90 jours, certaines depuis 900
- Un chiffrage et un suivi de projet dépendants de plusieurs outils internes qui ne communiquent pas ensemble
Le système implémenté
Les processus que le système prend en charge, en vidéo.
Processus de soumission assisté par l’IA
Une demande de soumission traitée de bout en bout : courriel reçu, informations manquantes réclamées au client, dossier de projet créé, estimation préparée, soumission envoyée puis relancée jusqu’à l’acceptation.
Les quatre gains
01
Gestion du temps
Le briefing du matin remplace le tour d’horizon : ce qui presse aujourd’hui, en trente secondes, tiré du registre et du pipeline. Plus de fouille dans trois systèmes pour savoir où en est un dossier. Ce qui traîne depuis deux ans est compté à part : écarté du matin, pas oublié.
02
Gestion administrative
L’adjoint administratif suit des consignes écrites d’avance, décrites entièrement par menus déroulants : quoi, d’où, vers où, à quelle fréquence, jusqu’à quel montant, qui approuve. Sous le montant fixé, il agit seul et laisse une trace. Au-dessus, il pose une carte et attend.
03
Gestion de projet
Chaque dossier porte son numéro officiel, ses coûts, son échéancier et ses dessins. Les relances se déclenchent seules et se rédigent d’avance. L’analyse d’un projet se produit en un clic et elle nomme ce qui manque pour conclure au lieu d’afficher un zéro rassurant.
04
Comptabilité
Les factures fournisseurs arrivent par courriel, sont lues, rattachées au projet et écrites dans QuickBooks par API. Le coût de revient se construit au fil de l’eau plutôt qu’en fin de mois.
Les économies
Dessinateur
1 personne · de 40 h à 4,8 h par semaine
88 %
du temps libéré
L’agent lit les croquis et prépare les dessins d’atelier en DXF, avec leurs versions archivées. Le dessinateur ne produit plus les planches : il les révise, les ajuste et les approuve. Rien n’est scellé sans lui.
Chargés de projets
3 personnes · de 120 h à 10,8 h par semaine
91 %
du temps libéré
Le suivi des dossiers, les relances, la préparation des soumissions, la coordination et les comptes rendus s’automatisent. La relation client et le jugement, eux, ne s’automatisent pas : c’est là que les trois chargés de projets réinvestissent leurs heures.
Comptabilité
1 personne · de 16 h à 3,68 h par semaine
77 %
du temps libéré
La saisie des factures disparaît. L’agent lit celles qui arrivent par courriel, les rattache au bon projet et les prépare pour QuickBooks. La comptabilité valide plutôt que de saisir.
157 h
libérées par semaine
8 149 h
libérées par année
407 472 $
d’économie salariale par année
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