Fabrication métalliquePME manufacturière, Granby
Les Industries Romy
Fabricant et installateur de structures d’acier pour l’industrie lourde, le secteur industriel et la construction
Le contexte
Les Industries Romy fabriquent et installent des structures d’acier à Granby, pour l’industrie lourde, le secteur industriel et la construction. Le chiffrage, le suivi de projet et la comptabilité reposaient sur quelques personnes clés et l’information dormait dans les courriels et les dossiers réseau. L’entreprise voulait une équipe d’agents qui travaille dans ses données, ses outils de travail et surtout sur son serveur.
Les défis
- Des factures fournisseurs saisies à la main
- Des coûts de main-d’œuvre et de matériel non comptabilisés par projet : impossible de connaître les dépenses totales d’un dossier
- Des relances oubliées : 16 soumissions dormaient depuis plus de 90 jours, certaines depuis 900
- Un chiffrage et un suivi de projet dépendants de plusieurs outils internes qui ne communiquent pas ensemble
Le système implémenté
Quelques captures du système en service : ce que les équipes voient chaque jour dans l’atelier.
01
Le processus de soumission, automatisé de bout en bout
De la qualification à la réponse du client, chaque étape déclenche ses actions automatiques : rejeter, notifier, relancer ou annuler. Une soumission ne dort plus jamais dans une boîte de courriels.
02
Les soumissions, chiffrées et suivies
À valider, en attente, refusées, acceptées : la valeur des dossiers en cours se lit d’un coup d’œil et la relance se fait en un clic. L’agent apprend des corrections de l’estimateur : quatre corrections retenues, un écart médian de 7 %.
03
La gestion de contrat, de l’approbation au classement
Douze étapes suivies automatiquement, de la validation contractuelle à la facturation, avec les approbations d’ingénieur et de client aux bons endroits. Tout le monde sait où en est le contrat, sans réunion de statut.
04
Des dessins AutoCAD préparés par l’IA
L’agent lit les croquis et prépare les dessins d’atelier en format DXF, avec leurs versions archivées : l’escalier C12 en est à sa dix-huitième. Le dessinateur part d’une planche déjà montée plutôt que d’une feuille blanche et rien n’est scellé sans un humain.
05
L’échéancier de tous les projets
Chaque projet affiche son chef, ses dates et son avancement sur une même ligne du temps. Les conflits de ressources se voient avant de faire mal et l’échéancier se met à jour à mesure que les rencontres et les décisions s’enregistrent.
06
La facturation client, préparée puis validée
L’agent lit la demande reçue par courriel, la rapproche du contrat et de ce qui a déjà été facturé, puis propose le montant exact. Une personne valide et l’écriture part vers QuickBooks par API.
07
Des tableaux de bord sur mesure
Cinquante projets facturés, 5 637 heures pointées : matières, main-d’œuvre, heures et marge se lisent projet par projet. Le coût de revient se construit au fil de l’eau plutôt qu’en fin de mois.
08
Le style d’écriture, appris client par client
Le système observe comment chaque personne communique : langue, registre, tutoiement, formule d’appel et signature. Un client reçoit un courriel qui sonne comme ceux qu’il a toujours reçus.
09
Les comptes rendus de réunion, transcrits et structurés
La rencontre est enregistrée, transcrite et transformée en minute : points discutés, décisions prises, actions avec responsable et échéance, risques et documents. L’audio reste sur le serveur et se purge après 24 mois.
10
Et la réunion se transforme en actions
Les tâches détectées dans la rencontre arrivent dans la liste commune, assignées aux bonnes personnes avec leur échéance et un extrait de la discussion en preuve. L’échéancier se met à jour et les rencontres convenues se créent seules : rien ne se perd entre la parole et l’exécution.
Les économies
Dessinateur
L’agent lit les croquis et prépare les dessins d’atelier en DXF, avec leurs versions archivées. Le dessinateur ne produit plus les planches : il les révise, les ajuste et les approuve. Rien n’est scellé sans lui.
Chargés de projets
Le suivi des dossiers, les relances, la préparation des soumissions, la coordination et les comptes rendus s’automatisent. La relation client et le jugement, eux, ne s’automatisent pas : c’est là que les trois chargés de projets réinvestissent leurs heures.
Comptabilité
Les factures reçues par courriel sont lues, rattachées à leur projet et écrites dans QuickBooks par API; le coût de revient se construit au fil de l’eau. C’est le travail que l’agent fait de bout en bout, sous validation humaine.
Les quatre gains
01
Gestion du temps
Le briefing du matin remplace le tour d’horizon : ce qui presse aujourd’hui, en trente secondes, tiré du registre et du pipeline. Plus de fouille dans trois systèmes pour savoir où en est un dossier. Ce qui traîne depuis deux ans est compté à part : écarté du matin, pas oublié.
02
Gestion administrative
L’adjoint administratif suit des consignes écrites d’avance, décrites entièrement par menus déroulants : quoi, d’où, vers où, à quelle fréquence, jusqu’à quel montant, qui approuve. Sous le montant fixé, il agit seul et laisse une trace; au-dessus, il pose une carte et attend.
03
Gestion de projet
Chaque dossier porte son numéro officiel, ses coûts, son échéancier et ses dessins. Les relances se déclenchent seules et se rédigent d’avance. L’analyse d’un projet se produit en un clic et elle nomme ce qui manque pour conclure au lieu d’afficher un zéro rassurant.
04
Comptabilité
Les factures fournisseurs arrivent par courriel, sont lues, rattachées au projet et écrites dans QuickBooks par API. Le coût de revient se construit au fil de l’eau plutôt qu’en fin de mois.